PROSES PERENCANAAN
1. Pengertian Perencanaan
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa
2. Empat Tahap Dasar Perencanaan
Ada 4 tahap langkah perencanaan dan ini dapat disesuaikan dengan semua kegiatan perencanaan pada semua tingkat di dalam organisasi.
1. Tetapkan tujuan atau seperangkat tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan tentang apa yang diinginkan atau dibutuhkan oleh suatu organisasi atau sub unit.
2. Definisikan situasi saat ini. Berapa jauhkah organisasi atau sub unit itu dari sasaran-sasarannya ? Sumberdaya apakah yang tersedia untuk mencapai sasaran tersebut ?. Hanya setelah keadaan sekarang dianalisis, maka rencana dapat disusun untuk membuat rencana selanjutnya.
3. Identifikasi hal-hal yang membantu dan menghambat tujuan-tujuan.Faktor-faktor apa dalam lingkungan internal dan eksternal yang dapat membantu organisasi mencapai sasarannya ? Faktor-faktor apa yang mungkin menimbulkan masalah ?
4. Kembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan.Langkah terakhir dari proses perencanaan melibatkan berbagai alternatif arah tindakan untuk mencapai sasaran yang di inginkan, mengevaluasi alternatif-alternatif yang ada dan memilih diantara alternatif tersebut yang paling sesuai untuk mencapai sasaran.
Dalam setiap organisasi, perencanaa disusun dalam suatu hierarki yang sejajar dengan struktur organisasi. Pada setiap hierarki umumnya perencanaan memiliki dua fungsi, yaitu :
1. Menetapkan tujuan yang akan dicapai pada hierarki yang lebih rendah.
2. Sebagai alat untuk mencapai perangkat tujuan pada hierarki lebih tinggi
3. Rencana Operasional
Rencana Operasional memberikan rincian tentang bagaimana rencana strategis itu dilaksakan Rencana operasional terdiri atas rencana sekali pakai dan rencana tetap.
1. Rencana sekali pakai (single use plan), Rencana sekali pakai dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan tersebut telah dicapai. Rencana sekali pakai merupakan arah tindakan yang mungkin tidak akan terulang dalam bentuk yang sama di masa yang akan datang, miss :
a) Program (programs), program mencakup serangkaian aktivitas yang relatif luas. Suatu program menjelaskan langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan. Dan unit atau anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah.
b) Proyek (Project), proyek adalah bagian program yang lebih kecil dan mandiri.
c) Anggaran (Budget), adalah pernyataan tentang sumberdaya keuangan yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu pula.
Rencana Tetap (Standing Plan)
2. Rencana tetap merupakan pendekatan yang sudah dilakukan untuk menangani situasi yang terjadi berulang (repetitive) dan dapat diperkirakan, antara lain :
a) Kebijakan (policy)
Kebijakan adalah suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan. Yang berhak membuat kebijakan dalam suatu organisasi adalah manajer puncak (top manajer).
b) Prosedur Standar (Standard procedure)
Implementasi kebijakan dilakukan melalui garis pedoman lebih detail yang disebut prosedur standar atau metode standar. Suatu prosedur memberikan seperangkat petunjuk detail untuk melaksanakan urutan tindakan yang sering atau biasa terjadi.
c) Peraturan (rules)
Peraturan adalah pernyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan merupakan rencana tetap yang paling jelas dan bukan merupakan pedoman pemikiran atau pengambilan keputusan.
4. Rencana Strategik
Perencanaan strategis mulai diperbincangkan untuk dipakai pada pemerintahan daerah sejak awal tahun 1980an. Pada masa tersebut, perencanaan strategis yang diimpor dari model dunia bisnis dipakai dalam yurisdiksi beberapa pemerintahan kota (di AS), antara lain: San Fransisco, San Luis Obispo, dan Pasadena (Kalifornia); Philadelphia (Pennsylvania); Albany (New York); dan Memphis, (Tennessee). Perencanaan strategis telah diterapkan tidak hanya pada bidang pembangunan ekonomi, tapi juga di bidang-bidang publik lainnya, antara lain: transportasi, kesehatan, dan lingkungan. Bab ini bertujuan untuk mengkaji perencanaan strategis dari perspektif perencanaan publik, dengan menekankan pada aplikasinya ke perencanaan masyarakat uas (sebagai fokus tradisional dari perencanaan publik). Hal ini berbeda dengan aplikasi perencanaan strategis ke organisasi yang menekankan pada cara pemerintah kota atau kantor dinasnya menjalankan misinya secara lebih efektif. Bab ini dimulai dengan membahas unsur-unsur yang mengindikasikan perencanaan strategis, dan disusul dengan kajian pustaka berkaitan dengan tipe perencanaan tersebut. Bagian berikutnya berkaitan dengan pandangan para perencana praktisi terhadap tipe perencanaan ini.
Unsur-unsur Perencanaan Strategis
Model-model perencanaan strategis diaplikasikan di bidang usaha (bisnis) karena diperlukan untuk merencanakan perusahaan secara efektif dalam mengelola masa depan yang penuh dengan ketidak-pastian. Bryson, Freeman, dan Roering (1986) membedakan lima model perencanaan strategis, yaitu: kebijakan Harvard, portofolio, ekonomi industri, stakeholder, dan model-model proses keputusan.
Unsur sentral perencanaan strategis bidang publik terdapat pada akronim SWOT, yang diangkat dari model kebijakan Harvard. SWOT merupakan kepanjangan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman), yang dikaji dari masyarakat, sebagai dasar bagi penyusunan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran dalam bidang isu-isu kunci. Sorkin, Ferris, dan Hudak (1984) mengidentifikasi unsur penting lainnya, yaitu langkah-langkah dasar perencanaan strategis di tingkat masyarakat, yang terdiri dari:
1. mengkaji lingkungan (scan the environment);
2. memilih isu-isu kunci (select key issues);
3. merumuskan pernyataan misi atau tujuan umum/visi (set mission statements or broad goals);
4. melakukan kajian eksternal dan internal (undertake external dan internal analyses);
5. mengembangkan tujuan, sasaran, dan strategi yang terkait dengan tiap isu kunci (develop goals, objectives, and strategies with respect to each issue);
6. mengembangkan rencana implementasi untuk menjalankan tindakan-tindakan strategis (develop an implementation plan to carry out strategic actions);
7. memantau, memperbarui, dan mengkaji (monitor, update, dan scan).
5. Faktor Waktu dan Perencanaan
Factor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:
1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif
2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif- alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.
Rencana jangka pendek, menengah dan panjang
Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic
Daftar Pustaka
)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar