Tugas : Manajemen Umum

MANAJEMEN UMUM

A.    Pengertian

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Sementara itu, Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Dalam berbagai bidang seperti industri, pendidikan, kesehatan, bisnis, finansial dan sebagainya. Dengan kata lain efektif menyangkut tujuan dan efisien menyangkut cara dan lamanya suatu proses mencapai tujuan tersebut.

B.    Sejarah Perkembangan Ilmu Manajemen

Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanyapiramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang tanpa memedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.

Piramida di Mesir. Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya. Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan di sana. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan (assembly line) yang dikembangkan oleh Hanry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan tersebut, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya. Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era modern.

C.     Unsur Manajemen

Unsur Manajemen adalah sesuatu yang menjadi bagian mutlak sebagai pembentuk manajemen banyak yang mengemukakan bahwa unsur manajemen seperti yang dikemukakan oleh G.R Terry dengan istilah the six M’S in management (6M didalam manajemen), yaitu man, money, materials, market, and methods, machine.

Sesuai dengan pengertian manajemen yaitu suatu kegiatan usaha kearah pencapaian tujuan tertentu dengan melalui kerja sama orang lain serta denga pemanfaatan sumber-sumber lain yang tersedia.

Maka unsur-unsur manajemen meliputi :

·         manusia (manusia pemimpin,manusia pelaksana,dan atau manusia objek pelaksana

·         tujuan yang hendak divapai sebagai pemegangan titik pengarahan

·         wadah yakni badan /organisasasi sebagaai tempat orang-orang melakukan kerja sama

·         alat atau sarana mencapai tujuan

·         kegiatan /aktivitas seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dsb

Unsur-unsur Manajemen

·         Manusia (pelaksana yang handal dan terampil)

·         Money (ketersediaan dana)

·         Mesin (perlengkapan mesin-mesin sebagai alat bekerja,apabila diperlukan)

·         Metode (cara)

·         Material (sarana dan prasarana)

·         Market (pemasaran, pemasyarakatan dan pembudayaan)

Komponen-komponen sistem yang berupa unsur atau subsistem terkait satu dengan yang lain dalam suatu rangkaian yang membentuk sistem Fungsi dan efektifitas sistem dalam usaha maencapai tujuannya tergantung dari ketepatan susunan rangkaian atau struktur tehadap tujuan yang telah ditentukan.

     I.            Bersifat Dinamis

Sistem menunjukan sifat yang dinamis, dengan prilaku tertentu. Prilaku sistem umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukkan (input) menjadi hasil (output ).

   II.            Sistem Terpadu Lebih Besar Daripada Jumlah Komponen-komponennya

Bila elemen atau bagian tersebut tersusun atau terorganisir secara benar, maka akan terjalin satu sistem terpadu yang lebih besar dari pada jumlah bagiannya.

 III.            Mempunyai Arti yang Berbeda

Satu sistem yang sama mungkin dipandang atau diartikan berbeda, tergantung siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa.

 IV.            Mempunyai Sasaran yang Jelas

Salah satu tanda keberadaan sistem adalah adanya tujuan atau sasaran yang jelas. Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengetahui perilaku suatu sistem dan bagiannya.

   V.            Mempunyai Keterbatasan

Disebabkan oleh factor luar dan dalam. Faktor luar berupa hambatan dari lingkungan, sedangkan factor dari dalam adalah keterbatasan sumber daya.

a.      Siklus dan Proses system

Aspek penting dari pendekatan system terletek pada siklus system dan prosesnya, yaitu perubahan teratur yang mengikuti pola dasar tertentu dan terjadi selama system masih aktif.

b.      Penahapan Dalam Siklus Sistem

Proses mewujudkan sisrtem untuk keperluan operasi atau produksi sampai siklus system berhenti berfungsi dikelompokan menjadi beberapa tahap yang dibedakan atas jenis kegiatan yang dominant.

D.    Manajemen Sebagai Ilmu Dan Sebagai Seni

Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni, mengapa disebut demikian, sebab antara keduanya tidak bisa dipisahkan. Manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan, karena telah dipelajari sejak lama, dan telah diorganisasikan menjadi suatu teori. Hal ini dikarenakan didalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, gejala-gejala ini lalu diteliti dengan menggunakan metode ilmiah yang dirumuskan dalam bentuk prinsip-prinsip yang diujudkan dalam bentuk suatu teori. Sedang manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerja sama dengan orang lain, nah bagaimana cara memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah managing ( mengatur ) untuk mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.

E.     Manajemen Sebagai Suatu Profesi

Dalam jaman modern ini semua jenis kegiatan selalu harus dimanajemeni, dalam arti aturan yang jelas, dan sekarang boleh dikata bahwa bidang manajemen sudah merupakan suatu profesi bagi ahlinya. Mengapa demikian karena dalam kegiatan apapun pekerjaan harus dikerjakan secara efisien dan efektif, sehingga diperoleh masukan atau input yang besar. Edgar H Schein dalam bukunya yang berjudul organization socialization and the profession of Managemen menguraikan karakteristik atau kriteria-kriteria sesuatu bisa dijadikan suatu profesi yaitu :

        i.            Para professional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum yang berlaku dalam situasi dan lingkungan, hal ini banyak ditunjang dengan banyaknya pendidikan-pendidikan yang tujuannya mendidik siswanya menjadi seorang professional. Misalnya Akademi Pendidikan Profesi Manajemen, kursus-kursus dan program-program latihan dan lain sebagainya.

      ii.            Para profesioal memperoleh status dengan cara mencapai suatu standar prestasi kerja tertentu, ini tidak didasarkan pada keturunan, favoritas, suku bangsa, agama dam criteria-kriteria lainnya.

    iii.            Para professional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat.

F.     Pentingnya Manajemen

Manajemen sangat penting dan harus ada untuk semua gerakan keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuanya. Manajemen menentukan nasib suatu organisasi di masa yang akan datang.Manajemen menjadi fungsi perencanaan,pengorganisasian,aktualisasi dan kontrol secara menyeluruh pada semua area kerja suatu organisasi. Jadi, berhasil tidaknya suatu organisasi sangat tergantung pada manajemen yang diterapkanya. Yakinlah ,bahwa apa pun bentuk, jenis dan karakteristik organisasi memerlukan manajemen yang baik untuk dapat mencapai tujuan dengan maksimal.

Kompleknya kehidupan masyarakat atau organisasi yang hidup sebagai tuntutan kemajuan peradaban ,menjadikan adanya kebutuhan alat–alat, sistem, atau pemeca –pemecah masalah yang ampuh, efektif, efisien dan kompetetif. Semuanya terangkum dalam ilmu manajemen yang ampuh. Sangat banyak alasan mengapa manajemen sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kelompok kerja manusia dalam usaha mencapai tujuanya,antara lain:

        i.            Manajemen merupakan suatu kekuatan yang mempunyai fungsi sebagai alat pemersatu, penggerak, dan pengkoordinir faktor alam, tenaga dan modal. Lebih tepatnya manajemen menjadi fungsi perencanaan, pengorganisasian, aktualisasi dan kontrol yang efisien, efektif dan kompetitif.

      ii.            Manajemen merupakan suatu sistem kerja yang rasional dalam pencapaian tujuan organisasi.Sistem kerja berarti adanya komponen–komponen aktif dalam manajemen organisasi yang telah ditentukan tugas, hak dan kewajibanya yang terangkum dalam suatu sistem kerja yang saling berkaitan satu sama lain dengan tujuan yang sama untuk mencapai hasil maksimal dan dapat dipertanggungjawabkan. Rasional yakni tujuan yang hendak dicapai adalah sangat mungkin untuk diwujudkan manakala semua prosedur dijalankan dengan baik.

    iii.            Manajemen mempunyai prinsip–prinsip kebenaran universal. Menjunjung tinggi nilai–nilai hakiki dalam proses aktualisasinya.

     iv.            Manajemen merupakan suatu kemampua /keahlian manusia untuk mengurus suatu kegiatan sehingga dapat mendeteksi, menyesuikan, serta menghadapi kemungkinan–kemungkinan yang akan terjadi.

       v.            Manajemen yang “apik” akan menentukan nasib suatu organisasi pada kedudukan yang lebih tinggi dan dihargai, karena merupakan faktor produksi langka yang terus mengalami perkembangan dan diperlukan dalam siklus hidup organisasi.

     vi.            Manajemen merupakan suatu profesi untuk menangani dengan tepat kegiatan suatu usaha atau organisasi. Adanya kekayaan pribadi dan perusahaan, baik swasta maupun pemerintah, membutuhkan pengamanan yang baik untuk kelangsungan hidup.

Jadi, manajemen sangat penting dalan memcahkan masalah-masalah organisasi melalui mekanisme system yang dapat dipergunakan.

G.    Fungsi Manajemen

Manajemen adalah suatu bentuk kerja.Manajer adalah alat atau operasinal dari manajemen.Manajer dalam melakukan pekerjaanya harus melaksanakan kegiatan – kegiatan tertentu yang dinamakan fungsi – fungsi manajamen, yang terdiri dari:

i.            Planning

Menentukan tujuan – tujuan yang hendak dicapai selama suatu masa yang akan datang dan apa yang harus diperbuat untuk mencapai tujuan – tujuan tersebut.Perencanaan berisi perumusan dari tindakan – tindakan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan sesuai maksud dan tujuan yang ditetapkan.Perencanaan harus berdasarkan pada fakta ,data dan keterangan yang konkret .Memerlukan pemikiran lebih,imajinasi dan kesanggupan melihat masa depan serta tindakan – tindakan yang akan dilakukan dalam menghadapi hambatan – hambatan. Pertanyaan yang akan membantu dalam proses perencanaan adalah :

1.      Apakah yang harus dikerjakan(what)?

2.      Mengapa direncanakan(why)?

3.      Siapa yang harus mengerjakan (who)?

4.      Kapan harus dikerjakan(when)?

5.      Di mana harus dikerjakan(where)?

6.      Bagaimana harus mengerjakanya(how)?

Adapun langkah – langkah pokok perencanaan sebagai berikut:

1.      Mengutarakan masalah dengan jelas

2.      Mencari informasi yang lengkap yang berhubungan dengan berbagai kegiatan .

3.      Menganalisis dan mengklasifikasi informasi.

4.      Memantapkan perencanaan dan mempertimbangkan hambatan – hambatan dengan berbagai kegiatan .

5.      Menetapkan rencana – rencana alternatif.

6.      Memilih rencana yang diajukan .

7.      Mengatur urutan dan waktu rencana itu secara terperinci.

8.      Memeriksa rencana yang diajukan .

ii.            Organizing

Yakni mengelompokan dan menentukan berbagai kegiatan penting(vital/pokok) dan memberikan kekuasaan untuk melaksanakan kegiatan – kegiatan itu. Organisasi merupakan wadah pembentukan tingkah laku hubungan antar manusia secara efektif sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien untuk mencapai tujuan tertentu dengan kondisi yang lingkungan yang mendukung.

iii.            Staffing

Meliputi kegiatan menentukan keperluan- keperluan sumber daya manusia, pengarahan, penyaringan, pelatihan dan pengembangan tenaga kerja.

iv.            Motivating

Yaitu kegiatan mengarahkan atau menyalurkan perilaku manusia kearah tujuan – tujuan .Motivasi adalah fungsi yang merupakan pekerjaan seorang manajer dalam memberikan inspirasi,semangat dan dorongan kepada orang lain untuk bertindak.Motiv adalah suatu dorongan dari dalam diri maupun luar yang memeberikan suatu kekuatan yang sangat besar untuk berbuat sesuatu.Sinergi motivasi multi arah dalam lingkup organisasi yang harus senantiasa dijaga dan dipelihara keberadaanya mengingat keadaan sumber daya manusia yang berubah – ubah.Motivasi menjadi tantangan tersendiri bagi manajemen.

v.            Controlling

Mengukur pelaksanaan dengan tujuan – tujuan,menentukan sebab – sebab penyimpangan dan mengambil tindakan – tindakan koreksi dimana perlu.Jenis controlling atau pengawasan dapat ditinjau dari tiga segi yaitu waktu,objek dan subjek.

Cara pelaksanaan pengawasan terdiri dari empat cara ,yakni pengawasan langsung di tempat,melalui laporan lisan,melalui tulisan dan penjagaan khusus.